13. TIPOLOGIE E LOGICHE DI PIANIFICAZIONE 
E CONTROLLO DEI PROGETTI

13.1. PREMESSA

Abbiamo visto nel primo capitolo che i parametri fondamentali di un progetto sono tre: qualità, costo e tempo.

Qualità: assicurare che l’output del progetto risponda ai requisiti - che faccia cioè quello che è supposto che faccia.

Tempo: Determinare la scadenza più breve entro cui potrà essere completato il progetto e le fasi e le attività in cui è suddiviso.

Costo: Prevedere e monitorare i costi di un progetto in corso d’opera e fare in modo di evitare che essi superino le previsioni.

Lo scopo di questo capitolo e dei seguenti è quello di introdurre alle logiche di pianificazione e controllo di un progetto di formazione che consentono di presidiare efficacemente e contemporaneamente questi tre parametri. 
Verranno in questo senso introdotte le tipologie: operativa, economica e finanziaria, gli obiettivi e gli strumenti. L’oggetto dell’intervento avrà l’intenzione di permettervi di:
•	disegnare un modello tecnico di gestione dei progetti
•	indicare un processo di pianificazione operativa, economica e finanziaria dei progetti
•	definire procedure di preventivazione/pianificazione, attuazione e controllo dei progetti.
	
Più specificamente, gli obiettivi direzionali sono quelli di:
1) responsabilizzare tutti i ruoli operativi che partecipano ai progetti rispetto agli obiettivi temporali, tecnici, economici e finanziari dei progetti.

2) impostare una gestione dei progetti che rispetti i criteri direzionali posti nell’ordine seguente di priorità:
I	= controllare i costi e garantire l’equilibrio tra costi e entrate
II	= aumentare la capacità progettuale dei Project Manager e i loro skill organizzativi di coordinamento delle risorse di progetto
III	= favorire il raggiungimento di un’elevata qualità dei risultati dei progetti di formazione e ricerca
IV	= assicurare l’equilibrio finanziario tra entrate e uscite tramite una corretta pianificazione delle attività tecniche ed amministrative
V	= rispettare i vincoli e le milestones temporali dei progetti

13.2. PIANIFICAZIONE E CONTROLLO: LE FINALITÀ

Pianificare significa elencare in dettaglio che cosa è necessario per completare con successo il progetto nelle tre dimensioni basilari della qualità, del tempo e del costo. Ognuna di queste tre dimensioni sarà presa in considerazione nelle pagine seguenti contestualmente ad una varietà di strumenti e tecniche. 
Le fasi della programmazione hanno svariate finalità, le più importanti sono :
•	Stabilire l’obiettivo del progetto
•	definire una strategia di base per raggiungere l’obiettivo
•	scomporre il progetto in sub-unità o fasi
•	determinare gli standard di performance per ogni sub-unità
•	determinare la sequenza appropriata per completare le sub-unità e predisporre un calendario per il progetto complessivo in cui siano indicate le date di inizio e fine di ciascuna sub-unità
•	determinare i costi di ogni sub-unità e indicarli nel budget di progetto
•	progettare la necessaria organizzazione del personale, incluso il numero ed il genere di posizioni nonché le responsabilità di ognuno
•	definire le politiche e le procedure da adottare.

13.3. CICLO E LIVELLI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DEI PROGETTI 

I progetti possono distinguersi in:

•	Progetti di massima, sintetici, elaborati per determinare la durata, il costo, i fabbisogni finanziari dei progetti. Danno le indicazioni del costo e del grado di copertura da parte del finanziamento, necessarie a decidere se dar seguito o meno all’offerta, sostenendo i costi relativi.
	
•	Progetti di dettaglio (eventuali) sono dettagliati secondo le specifiche di capitolato dello sponsor e sono destinati ad ottenere l’approvazione del committente/sponsor
	
•	Progetti esecutivi sono eseguiti dopo l’approvazione dell’offerta da parte del committente/sponsor, allo scopo di coordinare le attività realizzate in relazione agli obiettivi da raggiungere.

Il ciclo di pianificazione e controllo dei progetti, schematizzato nella tavola 13.1, comprende quindi le attività di:

•	Progettazione di massima e di dettaglio (preventivo economico-finanziario, piano di massima) orientato all’approvazione del progetto da parte del committente
•	Progettazione esecutiva del progetto approvato (piano operativo, economico, finanziario)
•	Controllo concomitante dell’andamento effettivo del progetto rispetto al programma, al fine di apportare le eventuali correzioni di rotta.
•	Verifica a posteriori (controllo consuntivo) dei risultati in termini di obiettivi raggiunti, tempi, costi, cash-flow (flussi di cassa) effettivi rispetto ai programmi originari e rivisti.
	
La pianificazione poi può essere vista come strutturata su due livelli di sintesi:

						PIANO
					       GENERALE

				
				          PIANO DI DETTAGLIO
				
. 

PIANO GENERALE : Sintesi del progetto a livello di fase. 

PIANO DI DETTAGLIO: Dettaglio delle singole attività al livello necessario per valutare il piano e controllarne il rispetto con la cadenza necessaria. È un tipo di pianificazione di esclusiva pertinenza di ciascuna delle funzioni interessate al progetto

Tavola 13.1. : Il Ciclo di Pianificazione e Controllo dei Progetti

	
		   Progetto di massima		Progetto esecutivo

			       Preventivo		  Pianificazione

	        Verifica
							     Esecuzione
				Approvazione			 
						    	  Controllo	  

La pianificazione dei progetti e delle ricadute sulle funzioni in sede di preventivo e di pianificazione del progetto, segue l’iter illustrato sinteticamente nel modello di Pianificazione illustrato nella tavola 13.1 e ripreso nella tavola seguente. Comprende le seguenti componenti:
•	Pianificazione operativa e delle risorse
•	Pianificazione economica
•	Pianificazione finanziaria
•	Verifica multiprogetto delle risorse e finanziaria.

				              PIANO DELLE RISORSE
					    G    F       M     A
										  VERIFICA
										  MULTIPROGETTO

          PIANO OPERATIVO		           BUDGET ECONOMICO

					    Proventi
					     Person.
					     Mater	

						PIANO FINANZIARIO																								     G      F     M    A

Tavola 13.2. Tipologie e Logiche di Pianificazione e Controllo

13.4. TIPOLOGIE E LOGICHE DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO: OBIETTIVI E STRUMENTI

Nella tavole seguenti (13.3. e 13.4.) vengono sintetizzate le tipologie di pianificazione e controllo del progetto specificando gli obiettivi e gli strumenti di appoggio relativi e viene mostrato un esempio di piano applicato alla preparazione di corsi di formazione.

TIPOLOGIA	OPERATIVO	ECONOMICO	FINANZIARIO	
OBIETTIVI	Distribuisce nel tempo le attività necessarie alla realizzazione del progetto garantendo:
•	il sincronismo delle attività svolte
•	il raggiungimento degli obiettivi temporali del progetto
•	la compatibilità delle risorse necessarie (carico di lavoro) con quelle disponibili (capacità produttiva)	Controlla proventi e costi, interni ed esterni, garantendo:
•	la compatibilità tra proventi e costi esterni
•	l’adeguata remunerazione delle risorse interne	Distribuisce nel tempo incassi ed esborsi garantendo l’equilibrio relativo, nel tempo, del flusso di cassa (cash flow) di commessa: (=differenza tra incassi (+) e esborsi (-))	
STRUMENTI	•	Grafico di Gantt del progetto, Diagramma di Pert
•	Diagramma delle risorse critiche	•	Conto economico preventivo e consuntivo di progetto	•	Flusso di cassa di periodo e progressivo	

Tavola 13.3. Obiettivi e Strumenti delle Tipologie di Pianificazione e Controllo

Per essere efficace, il project management deve disporre di metodi e sistemi di pianificazione e controllo del progetto, e il project manager deve utilizzare effettivamente questi metodi e sistemi in modo corretto. Egli può o meno eseguire personalmente il lavoro di pianificazione e controllo nei dettagli, ma deve sempre dirigere coloro che lo svolgono. In altri termini, deve comprendere e utilizzare gli strumenti e i risultati, in modo da poter sempre e in qualsiasi situazione presidiare e controllare il progetto. Il controllo del progetto non va poi inteso nel senso ortodosso di dominare o dettare legge. 
Si tratta infatti di un controllo particolare, ottenuto cioè attraverso il pieno consenso sugli obiettivi e sui risultati, sulla definizione dei lavori previsti, sulla pianificazione e programmazione dei compiti rispetto alle risorse necessarie e disponibili, la misurazione dello stato d’avanzamento e della qualità con un sistema pre-definito e preciso. Esso si inquadra in una cultura aziendale che definisce a chi rendono conto i dirigenti funzionali, i project managers e i general managers interessati e le loro responsabilità. È proprio questa particolare accezione di controllo a rendere possibile l’instaurarsi di forme e metodologie atte a prendere misure correttive qualora il feedback assicurato dal sistema di relazioni e di valutazione segnali che tali misure sono necessarie.
Il project manager assicura che i piani siano adeguati e corretti e ne segue l’attuazione per accertare che vengano presi i provvedimenti del caso. Una corretta pianificazione gli consente di coordinare le interfacce tra i membri del team e lo aiuta a risolvere conflitti o problemi, mentre sottoporrà i problemi non risolti al livello gerarchico più opportuno. Per pianificazione e controllo intendiamo quindi, in senso stretto, la raccolta di tutte le informazioni significative riferite a:
•	i prodotti o i risultati del progetto
•	i tempi
•	i costi 

Queste informazioni debbono essere raccolte per quanto possibile per tutte le fasi del progetto al fine di mettere in atto le procedure tipiche di ogni fase e cioè:
- approntamento dei piani e delle schedulazioni generale
- ”sorveglianza” e controllo, cioè seguire e controllare il flusso delle informazioni, dei documenti, del materiale.
- valutazione e controllo della qualità, dei carichi di lavoro attuali e futuri a fronte delle capacità, dei fattori esterni quali le prestazioni del cliente e del fornitore e feedback, quando necessario, ai manager funzionali e generali sulla necessità di misure correttive.
La pianificazione e controllo richiede poi un’azione continuata d’adeguamento dei piani, un confronto tra risultati e piani, e una proiezione dei tempi e dei costi totali al momento del completamento attraverso una valutazione globale di tutti gli elementi d’informazione.

Lettura : Russell. D. Archibald - Project Management - La Gestione di Progetti e Programmi Complessi - Franco Angeli, 1994. cap. 1 da pag. 29 a pag. 47;
cap.7 da pag. 191 a pag. 196

Tav. 13.4. Esempio di piano operativo, economico e finanziario: preparazione (con risorse interne) ed esecuzione (con risorse professionali esterne) di corsi di formazione

												
	durata mesi	risorse	importo	DILAZIONI DI PAGAMENTO E INCASSO	MESI	
					GEN	FEB	MAR	APR	MAG	GIU	LUG	
PIANO OPERATIVO												
1. PREPARAZIONE CORSI	3	interna	-1000									
2. ESECUZIONE CORSI	1	esterna	-1000									
3. FINANZIAMENTO			2000									
PIANO ECONOMICO												
1. PREPARAZIONE CORSI	3	interna	-1000		-400	-300	-300					
2. ESECUZIONE CORSI	1	esterna	-1000					-1000				
3. FINANZIAMENTO			2000	50% dopo la preparazione; 50% dopo l’esecuzione				1000	1000			
PIANO FINANZIARIO												
1. PREPARAZIONE CORSI	3	interna	-1000	UN MESE		-400	-300	-300				
2. ESECUZIONE CORSI	1	esterna	-1000	DUE MESI						-1000		
3. FINANZIAMENTO			2000	TRE MESI					1000	1000		
4. SALDO FIN. PROGRESS.						-400	-700	-1000				

La tavola precedente mostra le tre tipologie di pianificazione per un corso di formazione: operativa (esplicitazione della durata e della successione temporale delle fasi), economica (indicazione dei costi - nascono nel momento in cui la risorsa “viene consumata” e dei proventi - nascono nel momento in cui avviene la prestazione che configura il provento), finanziaria (indicazione degli esborsi -quando vengono effettuati i pagamenti relativi ai costi, e incassi, quando il provento ha la propria manifestazione numeraria cioè quando il ricavo si trasforma in denaro). Viene visualizzato anche il cosiddetto cash-flow progressivo cioè la somma algebrica progressiva dei saldi incassi-pagamenti dei singoli mesi. Avremo modo di approfondire, a partire dal prossimo capitolo le tipologie qui introdotte.

ESERCIZIO 13.1

Testate i vostri progressi, rispondete alle seguenti domande

1) Quale sono le finalità delle fasi di programmazione del progetto ?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2) Elencare le differenze tra progetti di massima, di dettaglio ed esecutivi
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3) Elencare dettagliatamente le fasi del ciclo di pianificazione e controllo dei progetti.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4) Cos’è il piano generale?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5) Qual’è la finalità della verifica a posteriori ?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6) La verifica multiprogetto è condotta su due versanti; quali sono e cosa verificano?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7) Cos’è il cash-flow o flusso di cassa, di periodo e progressivo ? 
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8) In quale accezione si parla di controllo nella logica di project management?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ESERCIZIO 13.2. Provate a disegnare il ciclo di pianificazione suddiviso in: pianificazione di massima e pianificazione esecutiva.

ESERCIZIO 13.3 Nella seguente tabella riportate le tipologie di pianificazione e controllo, le rispettive finalità e gli strumenti d’appoggio

TIPOLOGIA				
OBIETTIVI				
STRUMENTI				

ESERCIZIO 13.4. VERIFICA DELLA LETTURA DI APPROFONDIMENTO (R.D. ARCHIBALD - Project Management)

Rispetto alle parti assegnate rispondete alle seguenti domande

Cap. 1. da pag. 29 a pag. 47

1) Qual è l’obiettivo generale del project management?

2) Cosa si intende per pianificazione e controllo integrati del progetto?

3) Quali sono i vantaggi di una pianificazione e controllo integrati di tutti i progetti?

4) Quali sono i sintomi e le cause probabili di scarsa qualità dei progetti?

5) Cos’è un progetto pilota?

Cap. 7 da pag. 191 a pag. 196

1) Cosa deve fare il project manager rispetto alla pianificazione e controllo del progetto?

2) Attraverso quali passi viene assicurato il controllo del progetto?

3) Cosa deve definire il piano riassuntivo del progetto ?

4) Qual è la differenza tra prodotto e progetto?